Visvienkāršākā konferenču sistēma sastāv no mikrofona, pastiprinātāja, skaļruņiem un darbvirsmas displeja ierīcēm (piemēram, galddatora viedajiem termināļiem un LCD monitoriem). Šo ierīču kombinācija veido konferenču sistēmu, kas kalpo skaņas pārraidīšanai, informācijas parādīšanai un skaņas pastiprināšanai, ļaujot lietotājiem redzēt, dzirdēt un runāt.
Līdz ar tehnoloģiju attīstību un pieaugošajām funkcionālajām prasībām, jo īpaši plaši izmantojot datorus un tīklus, konferenču sistēmu klāsts ir paplašinājies. Tagad tas ietver balsošanu/vēlēšanas/apspriedes, videokonferences, attālās videokonferences, telefona konferences, sinhrono tulkošanu un darbvirsmas displejus. Tie ir mūsdienu konferenču sistēmas pamatelementi, un ir radusies virkne saistītu ierīču, piemēram, centrālā vadība, temperatūras kontrole, apgaismojuma vadība, skaņas vadība un jaudas kontrole. Mūsdienu tehnoloģiju attīstības vadīta, konferenču sistēma tagad tiek definēta kā pilns aparatūras un programmatūras komplekts, kas saistīts ar sanāksmēm.
